Esta é sem dúvida a etapa mais importante em todo o processo de recrutamento, pois é o primeiro contato do candidato com a instituição, e a primeira impressão é sempre a mais importante.

Os candidatos, (10 ou 15 por período) deverão ser colocados em uma sala e o responsável pela seleção deve recebê-los com muito carinho e amor, pois afinal são pessoas que estão se apresentando para colocar seus dons, talentos e conhecimentos à disposição de nossa instituição.

A seleção deverá ser feita pelo consultor que esta à frente do projeto ou pela equipe que esta implantando a área, pois assas pessoas já tem todo o projeto em mente, e portanto tem condições de selecionar os candidatos com o perfil mais adequado às necessidades. Não esquecer: pessoas certas no lugar certo.

Existe sempre o questionamento: "Fazer seleção para voluntários? Como? A pessoa esta querendo trabalhar de graça, e ainda tem de passar por este processo ?"

Sim, mais até do que numa empresa do Segundo setor, cuja finalidade é o lucro. Porque então questionar este fato numa organização do Terceiro Setor, cuja finalidade é aliviar a dor e o sofrimento? Porque podemos errar menos do que eles: e o candidato, que realmente preenche os requisitos para ser um bom voluntário, vai compreender rapidamente esta questão.

Antes do início da entrevista, o candidato deverá preencher uma ficha que auxiliará o responsável pela seleção a direcionar os candidatos aos setores, de acordo com as habilidades e disponibilidades descritas na ficha.

Inicia-se o processo de seleção com uma descrição das entidade, da missão, do tipo de clientela e da necessidade da atuação dos voluntários na instituição. Todo o projeto deve ser explicado aos candidatos, para que todos já se engajem e já comecem a fazer parte do time. Esta primeira conversa ou palestra é de fundamental importância, pois é a hora em que a adesão efetiva por parte do candidato é decidida.

Passa-se então à entrevista individual, para saber um pouco da vida, do temperamento e as habilidades do futuro voluntário, e é nessa hora que tem início o preenchimento das vagas, alocando-os aos setores onde atuarão.

A montagem completa do quadro não sairá desta fase, porque é bem difícil adequar as necessidades da instituição à vontade do candidato, considerando seu horário e período disponíveis.

Os candidatos que se inscreverem, e não forem chamados para a seleção, deverão receber uma carta de agradecimento, explicando que não foram chamados por "excesso de contingente".

Como um numero maior de candidatos para participar da seleção é colocado, durante a entrevista eles deverão ser avisados de que a entidade entrará em contato, para passarem para a próxima fase, que é a de capacitação. Os que não forem selecionados, deverão receber também uma carta de agradecimento, e, se possível encaminhados a outras entidades.

Esta fase deverá ter a duração de duas semanas, mais ou menos 10 dias úteis. Na ficha número 1, não esquecer de colocar o número do candidato, que é o mesmo que ele recebeu durante o recrutamento.

Nota: Se o Setor de Voluntários esta sendo implantado, ainda não existe a Diretoria do Setor nem a equipe de Coordenadores. Esses cargos deverão ser preenchidos durante o processo de seleção, e o coordenador do projeto tem de ter conhecimento, experiência e habilidade para tal.

Caso o setor esteja sendo reestruturado ou o quadro de voluntários apenas aumentado, a Diretoria já estará montada, bem como a equipe de coordenadores, o que facilita muito o processo.

Em ambos os casos, a Diretoria e os Coordenadores deverão receber uma capacitação para darem andamento ao processo.

Temos o projeto pronto, a Diretoria e os Coordenadores já estão escolhidos e capacitados, os candidatos necessários já estão selecionados e entrevistados e a grande maioria já esta direcionada. Passamos então a montagem do mapa de alocação de voluntários, que é feito com as fichas e o projeto em mãos, em conjunto com os coordenadores, o consultor (se houver) e a Diretoria escolhida.

Modelo de Mapa para Alocar os Voluntários

(*) Se o número necessário for de 20 voluntários, serão precisos 2 voluntários por período, manhã e tarde, ou seja 2 segunda feira de manhã e dois à tarde; terça feira de manhã 2, e 2 à tarde e assim sucessivamente. Totalizando 10 por período (manhã e tarde), ou seja, 20voluntários.

(18) Os números em vermelho correspondem ao número do candidato, recebido na fase de recrutamento. A maior parte dos candidatos já foi direcionada aos setores durante o processo de seleção.

(16) O número em azul mostra que já temos 16 funcionários alocados no setor, e portanto faltam 4. No segundo setor já esta completo.

Observações:

• O mapa só é totalmente fechado após o curso de capacitação, pois é comum ocorrerem mudanças quando os candidatos conhecem todas as áreas.
  
• As vagas dos setores podem não ser totalmente preenchidas na montagem do mapa, após a seleção, sendo completadas somente no decorrer do curso de capacitação.

Normalmente as entidades funcionam de 2.ª a 6.ª feira, ou seja 5 dias por semana. Algumas tem algum tipo de atividade no sábado e domingo, solicitando muitas vezes o trabalho voluntário. Daí monta-se o Setor de fim de semana, com o número necessário de voluntários por período , com um coordenador que tenha disponibilidade para freqüentar a instituição durante a semana a fim de participar das reuniões e se integrar ao planejamento total, mantendo seus voluntários informados, atualizados e engajados.

Quando o mapa estiver pronto, as fichas modelo, deverão ficar de posse dos Coordenadores de Setor para facilitar as alterações que possam ocorrer durante o curso e a vivência, e também agilizar a atualização do mapa.

Devido às dificuldades de adequação de vocação, vagas e horários disponíveis, alguns candidatos não conseguirão lugar no Setor de sua preferência, e sobre isso já devem ser alertados e avisados durante a palestra anterior a entrevista.