O projeto já nos apontou o número de voluntários que a instituição necessita para atuarem junto à clientela, nos diversos setores e também nas áreas diretamente ligadas ao Setor de Voluntários, como a Diretoria, o setor de recepção, o bazar, o estoque etc.

Em razão do número de voluntários necessário é que o recrutamento, será feito, aproveitando algumas pessoas já inscritas ou solicitando o Centro de Voluntários alguns candidatos. Porém, se o número for maior do que 150 voluntários, deve-se usar uma tática mais agressiva, por meio dos meios de mídia mais importantes como TV, Rádio, Jornais, revistas, Jornais de Bairro etc. Não é difícil conseguir esse benefício da mídia. Operacionalmente é só ligar e enviar releases ou duas ou três pessoa envolvidas no projeto irem in loco, uniformizadas e com crachá, par fazer a solicitação pessoalmente.

Sendo feitos dessa forma, o recrutamento de voluntários dará oportunidade à entidade de se apresentar à sociedade, mostrando seu trabalho e os resultados obtidos, aproximando-se da comunidade, solicitando ajuda.

Nos estados onde presto consultoria, a receptividade da mídia é sempre excelente, e em alguns lugares, especificamente em Recife, a mídia não só abriu espaço, mas passou a fazer parte do projeto, cobrindo todo o trabalho e divulgando as ações.

Para se ter uma idéia do poder de divulgação da mídia, a necessidade do projeto era de 250 voluntários, e se inscreveram 1.300 candidatos. Essa receptividade, esse espírito de cidadania mais aguçado, esse dom de ajudar e de servir, tem características regionais, variando de região par região.

Outra forma bastante usada e que surte também bastante efeito é colocação de faixas em bairros mais nobres e nas redondezas da entidade e a colocação de out-doors, espalhados pela cidade. Durante a montagem do projeto já se deve prever as ações para a "Fase de Recrutamento", solicitando os espaços de propaganda.

O recrutamento poderá ser feito também pela internet, porém nosso público alvo não costuma navegar com tanta freqüência.

A fase de recrutamento deverá durar aproximadamente um mês, e a sala com o telefone e a secretária já devem estar preparadas para receber as ligações, pois no texto deverá constar o número de telefone para inscrição e o horário de funcionamento do Setor.

Como estará sendo montada a primeira lista para o Banco de Dados, são necessárias algumas informações, por isso deve-se preparar um livro ou caderno conforme modelo abaixo:

De posse desses dados, e em conseqüência das necessidades apuradas no projeto, já é possível fazer uma pré seleção dos candidatos, não esquecendo de aumentar margem mais ou menos em 50 candidatos.

Exemplo: se o número necessário = 200 voluntários, o número de inscritos deverá ser pelo menos de 250 candidatos. Esta margem de 50 candidatos a mais do que o necessário, deve-se a 2 fatores:

• Nem todos se inscrevem, comparecem para seleção.
  
• Já se faz aí, nesta lista, uma pré seleção, de acordo com a necessidade do projeto. Por exemplo, os menores de 20 anos não poderão ser aproveitados, nem os que moram afastados.

O número de inscrição deverá acompanhar o candidato durante todo o processo, a fim de facilitar o manuseio das fichas na montagem do quadro final.

É importante lembrar que desde esta fase o Setor de Voluntários já está agregando um valor importante a instituição na área de marketing, e ao mesmo tempo atraindo doadores, simpatizantes e firmando um processo de credibilidade muito importante para uma empresa no Terceiro Setor.

Encerradas as inscrições, e de acordo com as informações contidas no livro, inicia-se a marcação das entrevistas que serão realizadas durante o processo de seleção. de acordo com o número de candidatos, as entrevistas serão com 10 ou 15 candidatos por período, até completar o número necessário.

Se a secretária estiver bem treinada, já poderá marcar a data da entrevista na data da inscrição, baseando-se nos dados obtidos e em virtude das necessidades do projeto.