Um projeto é um conjunto único e estruturado de atividades, com início e fim bem determinados, formalmente organizado, que congrega e aplica recursos, visando resultados/objetivos preestabelecidos.

As escolas interessadas em elaborar projetos precisam levar em consideração os seguintes ítens:

Sumário executivo: 1 página - é o primeiro documento (e às vezes o único) que a fonte financiadora irá ler, por isso deve ser claro, conciso, e específico. Algumas fontes examinam o sumário como um primeiro passo da avaliação da proposta para analisar a sua consistência e relacionar o projeto com suas prioridades programáticas. O sumário deve conter descrições claras do problema, da solução proposta, da solicitação de fundos, do histórico da organização e sua capacidade.

Detalhamento do problema: 2 páginas - aqui se descreve em detalhe as necessidades ou o problema que a comunidade enfrenta. Devem ser apresentados os fatos e as evidências que sustentam a necessidade do projeto, estabelecendo com clareza que a organização entende os problemas e que se sente habilitada para resolvê-los. Esta seção deve ser sucinta, porém persuasiva.

Descrição do projeto: 3 páginas - nesta seção escreve-se o projeto propriamente dito, ou seja, como tudo será realizado. Nela há 4 subdivisões: objetivos, métodos, staff/administração e avaliação.

• Objetivos - devem ser tangíveis, específicos, concretos, mensuráveis, e possíveis de realizar num tempo determinado. Os objetivos devem oferecer alguns alívios ou soluções ao problema.
• Métodos - são estratégias adotadas para atingir os objetivos, respondendo como serão realizadas as ações previstas, quando e por que se pretende utilizar estes métodos e não outros. Esta seção deve convencer o doador de que a organização sabe o que pretende fazer e como fazê-lo da melhor maneira.
• Staff/Administração - nesta seção apresenta-se o número de pessoas envolvidas, sua qualificação específica e as tarefas que deverão desempenhar. Considera-se staff tanto os funcionários remunerados, como os consultores contratados especificamente, e os voluntários.
• Avaliação - é importante incluir um plano de avaliação já elaborado na fase de planejamento e apresentá-lo junto com a proposta. Isso dá dimensão da seriedade da instituição e de seu compromisso com os resultados que pretende alcançar.

Orçamento: 1 página - O orçamento deve ser planejado considerando todos os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para cada uma das atividades do projeto:

• Instalações e serviços: aluguel, luz, água, aluguel ou compra de linha telefônica, com estimativa mensal de tarifa utilizada, xerox, etc.
• Recursos humanos: funcionários, voluntários, especialistas ou técnicos. Distinguir os já atuantes daqueles que serão contratados para o projeto. Diferenciar os registrados (com salário bruto, encargos e benefícios), dos prestadores de serviços eventuais, inclusive consultores.
• Material de consumo: despesas com material de escritório, incluindo itens de limpeza e manutenção das instalações.
• Despesas com Transportes: condução, viagens (passagens e estadias), compra ou aluguel de veículos (incluindo manutenção e combustível).
• Capacitação e treinamento: justificar se houver necessidade e detalhar que atividades (quais cursos, quem iria participar, quando, onde, etc.).
• Atividades e materiais específicos: do projeto que gerem custos especiais.
• Publicações e comunicação: detalhar custos de criação, gráfica, correio, etc., de cada material a ser publicado/distribuído.

Informação sobre a organização - histórico, estrutura organizacional, atividades principais, audiências, serviços: 1 página - Aqui a organização se apresenta, começando por seu histórico, no qual se constrói sua credibilidade como uma organização que merece ser apoiada. É interessante responder a perguntas tais como: como começou; há quanto tempo vem atuando; realizações mais significativas, ou, se for nova, algum aspecto significativo na direção ou no staff em situações anteriores (outras instituições, outros projetos relevantes, etc.); por que foi iniciada a organização; que apoio tem recebido de outras organizações ou indivíduos, etc.

Conclusão: esta é a última seção da proposta, mas não a menos importante. Nela deve haver um ou dois parágrafos que chamem a atenção para o futuro, após o término do projeto apresentado. Pode-se mencionar algumas atividades que serão desenvolvidas, de forma auto-suficiente, ou com novos recursos.